Zo maakt een DMS het leven van een HR-manager een stuk makkelijker

Als HR-Manager is geen dag hetzelfde. Het is nu eenmaal een afwisselende baan met een ruim takenpakket, verschillend van administratieve taken tot sollicitatiegesprekken. Met deze taken gaat veel administratief werk gepaard dat veel tijd in beslag neemt. Een goed Document Management Systeem (of kortweg DMS) kan dan een oplossing bieden. Zo’n systeem zorgt niet alleen voor de automatisering van bepaalde administratieve taken, maar geeft ook de mogelijkheid om (vertrouwelijke) documenten in een veilige omgeving op te slaan. In dit blog lees je meer over de mogelijkheden en voordelen van een DMS in de werkomgeving van een HR-manager.

Meer inzicht in jouw contracten, afspraken en termijnen

Als HR-manager werk je veel met contracten. Zo zijn er medewerkers met een vast of flexibel contract. Werk je samen met uitzendkrachten? Dan hoort hier ook weer een ander contract bij. Er komt veel administratief werk bij kijken en dat kost tijd. 

Hoe kan een DMS jou hierbij helpen? Met behulp van digitale werkstromen kun je bijvoorbeeld:

  •  taken toewijzen aan medewerkers, bijvoorbeeld de taak ‘uurtarief controleren’.

  • automatisch bericht versturen aan de HR-manager als er iets gecontroleerd of toegezegd moet worden. Op deze manier lopen processen geen vertraging op.

  •  Betrokkenen informeren wanneer informatie ontbreekt, bijvoorbeeld bij contracten. Op deze manier zijn belangrijke dossiers altijd compleet en worden misverstanden voorkomen.

Automatisering van het sollicitatieproces

Recruitment valt vaak onder de  verantwoordelijkheid  van de HR-manager. Het is  een tijdrovende klus, aangezien de kandidaten geselecteerd moeten worden, meerdere gesprekken gevoerd worden en er uiteindelijk een keuze gemaakt moet worden. Gelukkig helpt een DMS om het volledige sollicitatieproces makkelijker, sneller, maar ook professioneler te maken. Gebruik het systeem bijvoorbeeld voor:

  • Het automatiseren van berichtgeving naar de kandidaat doe. Zorg ervoor dat kandidaten automatisch een bevestiging krijgen van de sollicitatie of het sollicitatiegesprek. Denk ook aan de automatische berichtgeving na een gesprek, met bijvoorbeeld informatie over de verdere sollicitatieprocedure.  

  • Het automatisch sturen van een arbeidsovereenkomst naar de kandidaat. Na ondertekening kan er met behulp van het systeem een seintje worden gegeven aan de desbetreffende afdeling om de werkplek voor de aankomende werknemer klaar te maken.

  • Het automatisch verwijderen van persoonsgegevens na een bepaalde periode als blijkt dat er toch geen match is met de kandidaat.

 Alle (vertrouwelijke) informatie op 1 beveiligde plek

Als HR-manager ben je verantwoordelijk voor een groot aantal belangrijke documenten. Van vertrouwelijke personeelsinformatie tot aan belangrijke contracten. Hoe houd je deze documenten veilig? En zorg je er bovendien voor dat niks verloren gaat? Ook deze taken kunnen door middel van een DMS een stuk makkelijker en –niet geheel onbelangrijk- veiliger gemaakt worden. Benieuwd hoe?

  • Alle documenten worden op een veilige en centrale plek opgeslagen. Bovendien is deze plek goed beveiligd, waardoor jouw vertrouwelijke informatie niet in verkeerde handen terecht kan komen. Het systeem bepaalt op basis van de data waar het document wordt opgeslagen en welke beveiliging er op komt te staan.

  • De beveiliging kan per document aangepast worden. Zo kunnen verschillende mensen toegang krijgen tot bepaalde document. Zo voorkom je dat werknemers bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens van andere werknemers kunnen inzien.

Kortom: een DMS kan een groot deel van de HR-taken eenvoudiger, korter en bovendien efficiënter maken.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *